Økonomistyring

Caretakers måske største styrke er, at porteføljen kan integreret med en fælles økonomistyring der løbende holder styr på budgetterne – hvad er planlagt, hvad er igangsat og hvad er færdiggjort. Det er derfor muligt på daglig basis at få det samlede overblik over ejendomscentrets økonomi.

Caretaker Økonomi giver dig stærke kort på hånden med hensyn til overblik over økonomisk status, betalingsplaner og likviditetsstyring vha. disponeringer. Et overblik i form af en rapport om den enkelte ejendom, som indeholder energiforbrug, vedligeholdsudgifter, efterslæb på vedligehold mm.

Caretaker Økonomi er udviklet med baggrund i ønsket om at gennemføre alle arbejdsopgaver i ét værktøj. Det vil sige at hele processen, bestilling, anvisning og økonomisk styring kan gennemføres i Caretaker Økonomi. Samtidig anvendes fakturaoplysningerne til at genere økonomisk status, opsamle historik over faktisk pengeforbrug, samt afmelde opgaver som udførte.

I samarbejde med vores kunder udvikler vi fortsat modulet, så det afspejler kundernes behov for økonomistyring. Muligheden for udsendelse af mange rekvisitioner på en gang og opsplitning af fakturaer på flere enheder og ejendomme, er udviklet efter et konkret ønske fra en kunde og er et af de seneste eksempler på sådan et samarbejde.

En af vores kunde anvendte i forvejen Caretaker Stamdata og Vedligehold. De kontaktede os, fordi de følte sig presset af et stigende arbejdstempo og en forventning om løbende effektiviseringer. Så de ønskede hjælp til få implementeret økonomimodulet og dermed økonomiintegrationen til kommunens økonomisystem.
Det blev hurtigt klart for dem, at med Caretakers økonomiintegration kunne medarbejderne spare store mængder af tid i det daglige ved at erstatte deres manuelle processer med de automatiserede i Caretaker Økonomi.

Fremadrettet opretter Sagsbehandleren rekvisition i Caretaker Vedligehold og sender den til leverandøren via Caretaker Økonomi. Leverandøren udfører herefter arbejdet og sender fakturaen til kommunens økonomisystem, som derefter videresender fakturaen videre til Caretakers Integrationssystem.
I Caretaker Økonomi tjekker sagsbehandleren fakturaen ud fra rekvisitionen, godkender den og sender den retur til økonomisystemet, som sætter den til betaling. Når den er betalt, sendes fakturaen tilbage til Caretaker Økonomi, hvor beløbet posteres og rekvisitionen afsluttes.
Hermed kan alt sagsbehandling foregå gennem Caretaker og medarbejderen undgår at skulle logge ind i økonomisystemet, for at følge rekvisitionen og fakturaen. Dermed blev arbejdsgangen for sagsbehandleren i ejendomsforvaltningen både forenklet og tidsreduceret.