Best Practice for Stamdata

Caretaker Stamdata

Læs mere om løsningen
Caretaker Stamdata

Stamdata er hjertet i Caretaker. En række vigtige muligheder og begrænsninger kommer fra vores valg af stamdata. Eller med andre ord: Hvilket niveau skal vi beskrive på og hvordan får vi størst mulig fordel og værdi af vores stamdata? For bedre at forstå betydningen – og mulighederne – følger nedenfor en beskrivelse af Best Practice på området.

En af vores faste kunder havde i Caretaker tidligere alene de stamdata, der bruges ved drift og vedligehold af ejendommene og til styring af vedligeholdsplaner for bygningerne.

Kunden henvendte sig til Caretaker med et ønske om at få en højere kvalitet på deres data, så Caretaker fremadrettet indeholder alle stamdata, der har at gøre med ejendomsporteføljen. Caretaker databasen bliver ejendomsforvaltningens eneste databank; en databank. der ligger til grund for alle analyser og skaber grundlaget for alle svar på forespørgsler til ejendomscentret.

Ejendomscentret havde data liggende, men havde brug for dem i langt mere struktureret form. Derfor var man nødt til at gentænke og genopbygge stamdata i Caretaker, så det fremadrettet tager udgangspunkt i hvordan bygningerne er organiseret i BBR. Derved kan der direkte registreres data som f.eks. tekniske anlæg, energisyn, forsikringsdata og arealer på de enkelte ejendomme, som samtidig kan visualiseres vha. GIS og BIM.

Vi kunne komme hurtigt i gang hos kunden, da de allerede havde mange data liggende. Enten data som allerede var registret i Caretaker, og som skulle rettes op, eller data i andre programmer, som skulle indtastes i eller importeres til Caretaker. Et medarbejderteam blev sat i spidsen for arbejdet med at gennemgå, sortere og opdatere alle data i samarbejde med os. Samtidig deltog alle medarbejdere i et undervisningsforløb med fokus på betydningen af valide og opdaterede data. Det har været et stort stykke arbejde, men ejendomscentret belønnes med, at når alle data er samlet og struktureret i Caretaker, har de nu fået et solidt overblik over deres ejendomsportefølje, og dermed et validt grundlag for analyser og forespørgsler. 

I samarbejde med kunden har vi beskrevet en procedure for registreringen af stamdata i Caretaker, en Best Practice til at hæve datakvaliteten. Alle medarbejdere kan fremadrettet let og overskueligt tilgå Best Practice for registrering af ejendommene. Derved undgås en del fejl og mangler (og frustrationer over samme) – og det er nemt og hurtigt for nye medarbejdere at sætte sig ind i proceduren.

Best Practice har også styrket kvaliteten af de ejendomsrapporter, som ejendomscentret årligt skal aflevere for alle ejendomme i forvaltningen. Ejendomscenteret rekvirerer direkte fra Caretaker en rapport om den enkelte ejendom, med oplysning om energiforbrug, vedligeholdsudgifter, efterslæb på vedligehold mm. Tidligere var det en tidkrævende øvelse med datahøst i mange systemer.

En højere datakvalitet kan også være med til at gøre hverdagen nemmere for de ansatte i ejendomscentret. Nu tilgår alle kun et system for at få et fælles overblik og historikken for den enkelte ejendom. For nu ikke at nævne hastighed og pålidelighed ved at svare på mange forskellige spørgsmål:

  • Hvordan er fordelingen af arealer på de forskellige forvaltninger?
  • Hvilke typer af ventilationsanlæg er installeret og hvor er de placeret?
  • Hvilken forsikringsdækning er der?
  • Hvilke fredede bygninger ejer vi?

– og en hel del til. Rigtig mange spørgsmål kan nemt besvares, hvis data er lagt struktureret ind i Caretaker.

Arbejdet med tilretning af stamdata og indførelse af best practice for registreringen af ejendomme har samtidig været baseline for ejendomscentrets arealforvaltning og arealoptimering, så de økonomiske beslutninger kan træffes på et mere validt grundlag.

Flere kunder søger konsulentbistand til processen med at få overblik over hvilke og hvor mange data, som det giver mening at registre på den enkelte ejendom. I den sammenhæng er det vigtigt at få beskrevet en procedure for registreringen af stamdata i Caretaker. En Best Practice, der hæver datakvaliteten. Men det er lige så vigtigt, at proceduren beskrives i samarbejde med kunden, så den illustrerer det konkrete behov og giver mening i det enkelte ejendomscenter. En Best Practice fra ét ejendomscenter kan godt inspirere et andet; men den kan aldrig kopieres.

Vores konsulenter tager udgangspunkt i den enkelte kundes behov og er med hele vejen gennem processen, så kunderne udvikler deres egne løsninger; med maksimal anvendelighed i egen organisation.

Løsninger der relaterer

Stamdata: Udgangspunktet for at høste fordelene

Alle data om ejendomsporteføljen samlet et sted. Det grundlæggende modul i Caretaker er Stamdata.

Vedligehold: Styr på værdier og aktiviteter

Vedligeholdsmodulet i Caretaker er både strategisk og operationelt: Sikring af værdier på langt sigt …

Økonomi: samlet overblik og fuld sammenhæng

Økonomimodulet skaber en fælles virkelighed i tekniske og økonomiske systemer.